Personvernerklæring

Denne Personvernerklæringen forteller hvordan vi samler inn, behandler, lagrer og sletter data. 
frigaard_forlopning
Frigaard AS ved daglig leder er behandlingsansvarlig, og gjelder for alle personopplysninger som mottas og registreres i kontakt med selskapet. 
Frigaard Property Group er et underkonsern i Frigaard og følger dermed personværnerklæringen til Frigaard AS

Organisasjonsnummer: 913260740
Navn/foretaksnavn: FRIGAARD AS
Organisasjonsform: Aksjeselskap
Forretningsadresse: Bredmyra 4, 1739 BORGENHAUGEN 
Kommune: SARPSBORG


Hva brukes personopplysningene til
Avhengig av hvordan du bruke våre tjenester, bruker vi Personopplysninger til:
  • Inngå avtaler og kontrakter
  • E-post og telefon
  • Økonomisystem

Arkiv og saksbehandling
For Arkiv og Saksbehandling bruker Frigaardgruppen Visma, Microsoft og Destinet CMS. Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som Selskapsnavn, personnavn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen/behandlingen.


E-post og telefon
E-post og telefon benyttes som en del av det daglige arbeidet for å drive Frigaardgruppen sine tjenester. Daglig leder har ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av driften journalføres (Saksbehandling og Arkiv).
Frigaardgruppens medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer. Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.  
 

Behandlingsgrunnlag
Vi tar kun kontakt basert på legitim interesse og informasjon som du frivillig gir oss. Vi mottar informasjon og henter informasjon basert på legitim interesse som er gitt. Vårt behandlingsgrunnlag er ditt samtykke, grunnlaget for å oppfylle vår kontrakt, nødvendig for å oppfylle vår rettslig plikt jfr., bokføringsloven og lov om arkiv.


Hvilke personopplysninger samler vi inn om deg?
Avhengig av hvilken informasjon du gir oss, hvordan du bruker våre tjenester, og hvilke tillatelser du gir oss, og hvilke opplysninger vi har hentet, kan vi ha disse opplysningene om deg:
  • Selskapsnavn, personnavn, stilling, arbeidssted, mobil, e-post.
  • Opplysninger om kundeforholdet.
  • Opplysninger generert i forbindelse med bruk av tjenestene, f. eks. aktiviteter på våre nettsider (herunder dato og tid og nettleser du bruker, IP-adresser, skjermstørrelse etc)
  • Opplysninger for identifikasjon og registrering av en kunde eller leverandør.


Hvor henter vi opplysninger fra
Informasjonen vi samler inn om deg avhenger av hvilke relasjon du har til selskapet, samt hvilke opplysninger du gir oss for å gjennomføre en forretningstransaksjon.

Vi samler inn personopplysninger som:
  • registreres automatisk når du sende en e-post og når du benytter skjemaet på våre nettsider.
  • vi kan hente fra offentlig tilgjengelige registre (f. eks. Folkeregisteret).

Det er frivillig å oppgi personopplysninger til oss, men dersom du velger å la være er det mulig at vi ikke kan yte deg våre tjenester.

 
Hvem deler vi personopplysninger med?
Vi deler personopplysninger med følgende selskaper som leverer tekniske og administrative tjenester til Frigaardgruppen:
  • Microsoft 
  • Leonberg Reklamebyrå AS

Egen databehandleravtale foreligger mellom Frigaard og Selskaper som leverer tekniske og administrative tjenester. Avtalen regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.


Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?
Vi lagrer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet de ble innhentet for, eller dersom vi er pålagt å lagre opplysningene. Opplysningene vil slettes eller anonymiseres når de ikke lengre er nødvendige for å oppnå formålet. Under er en oversikt over hvor lenge vi lagrer dine opplysninger:
  • Skjema lagrer din informasjon på våre nettsider opptil 60 dager. Skjemaopplysninger deles med Arkiv og saksbehandling for å oppnå formålet.
  • Arkiv- og saksbehandlingssystemet lagrer relevante opplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle inngåtte avtaler.
  • E-post og Telefon gjennomgås årlig hvor nødvendige opplysninger lagres eller overføres til Saksbehandling- og Arkiv.
  • Google Analytics lagrer informasjonen om IP-adresse i 26 mnd.


Dine rettigheter
Alle som spør har rett til grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Frigaard  har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i et av Frigaard sine systemer, har rett på innsyn i egne opplysninger. Du kan ha rett til å be oss å:
  • Gi deg ytterligere informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
  • Gi deg en kopi av personopplysninger om deg.
  • Oppdatere dine personopplysninger.
  • Slette opplysninger som vi ikke lengre har grunnlag til å oppbevare.
  • Begrense eller stoppe behandlingen av dine opplysninger

Hvis du mener at vi behandler personopplysninger i strid med personopplysningsloven, har du rett til å klage til Datatilsynet. Før du eventuelt gjør dette, vil vi gjerne at du kontakter oss slik at vi kan besvare dine spørsmål eller oppklare eventuelle misforståelser.


Internkontroll - Avvik, analyse av avvik og tiltak
Dersom behandlingen av personopplysninger skyldes brudd på datasikkerheten, meldes dette til Datatilsynet innen gitt frist. Hvis det ikke er mulig å avdekke omfanget innen gitt frist, sendes avviksmelding trinnvis til Datatilsynet.


Endringer i personvernerklæringen
Vi kan ha behov for å oppdatere Personvernerklæringen  etter hvert som vår drift og våre tjenester utvikler seg, og vi oppfordrer deg derfor til jevnlig å sjekke siste versjon av denne Personvernerklæringen på vårt nettsted.

 
Kontaktinformasjon
Hvis du ønsker å komme i kontakt, kan du benytte telefon 69 70 90 50  eller e-post: post@frigaardgruppen.no

Sist oppdatert: 10. august 2021.